當(dāng)前，遠(yuǎn)程辦公模式正在蓬勃興起，而且已成為一種全球趨勢。遠(yuǎn)程辦公指的是在公司辦公室以外的另一個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行工作。該模式證明了運(yùn)用信息技術(shù)可以讓各級別的員工隨時(shí)隨地工作。近期的新型冠狀病毒感染的肺炎疫情使遠(yuǎn)程辦公模式越發(fā)得到青睞和關(guān)注。
 
要實(shí)現(xiàn)高效的遠(yuǎn)程辦公模式不只是給員工提供智能手機(jī)、筆記本電腦和收發(fā)電子郵件的工具，然后允許他們在家工作那么簡單。由于主管在與員工不見面的情況下不知如何來管理他們的工作，因此遠(yuǎn)程辦公的效果可能因雙方缺乏信任而大打折扣。導(dǎo)致遠(yuǎn)程辦公模式效果不佳的另一個(gè)因素是對哪些工作可以或不可以遠(yuǎn)程完成存在的固化認(rèn)知和假設(shè)。從員工的角度來看，他們可能因?yàn)閷�這種辦公模式缺乏認(rèn)識，沒有準(zhǔn)備好或具備應(yīng)對遠(yuǎn)程辦公各種需求的能力，從而感到身心匱乏、產(chǎn)生挫折感并且工作效率下降。此外，遠(yuǎn)程辦公模式不能大規(guī)模推行的原因還可能源于負(fù)責(zé)數(shù)字化場所應(yīng)用開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)者或者企業(yè)管理層沒能充分意識到支持大規(guī)模高效遠(yuǎn)程工作模式所需的基礎(chǔ)設(shè)施結(jié)構(gòu)性變更的廣度和深度。簡而言之，成功的遠(yuǎn)程辦公模式取決于如何正確解答圖一所示的問題。
 
圖一、如何解答這四個(gè)問題將直接影響遠(yuǎn)程辦公模式的成敗

來源：Gartner（2020年2月）
 
本文列舉四項(xiàng)最佳實(shí)踐。CIO和數(shù)字化工作場所策略的負(fù)責(zé)人可以通過這四種做法啟動或重啟有效的遠(yuǎn)程辦公模式。
 
通過賦予員工和管理者在遠(yuǎn)程辦公場景中實(shí)現(xiàn)高效工作的權(quán)力來建立彼此信任的基礎(chǔ)
 
在數(shù)字化工作場所中，相互信任是遠(yuǎn)程辦公模式取得成功的核心。管理者必須相信他們的員工在遠(yuǎn)程辦公時(shí)會負(fù)責(zé)任地工作。員工也必須相信雇主會為員工的最大利益著想來幫助他們?nèi)〉贸晒Α?br />  
建立信任文化是一種自上而下的責(zé)任。CIO和數(shù)字化工作場所策略的負(fù)責(zé)人需要與人力資源部和業(yè)務(wù)部門合作，在員工溝通方面起到關(guān)鍵作用，讓員工了解到企業(yè)以下幾個(gè)方面的觀點(diǎn)和舉措：
 

l   相信員工可以遠(yuǎn)程完成工作。
l   愿意承擔(dān)讓員工能夠高效遠(yuǎn)程辦公的責(zé)任。
l   將公平、透明地評估遠(yuǎn)程辦公的效率和績效。
l   重視員工作出貢獻(xiàn)的價(jià)值，支持他們的職業(yè)發(fā)展。

 
那么，CIO和數(shù)字化工作場所策略的負(fù)責(zé)人如何才能建立、實(shí)現(xiàn)和維持這種信任文化？他們可以在三個(gè)方面著手：賦權(quán)、問責(zé)和歸屬感。
 
l   賦權(quán)。首先，賦權(quán)員工決定何時(shí)、何地以及如何完成工作。定期召開例會，了解他們的工作進(jìn)展情況以及遇到什么困難和障礙。其次，確保提供相應(yīng)的技術(shù)支持和保障服務(wù)，使現(xiàn)場和非現(xiàn)場辦公的員工都能夠高效地完成工作。

l   問責(zé)。首先，創(chuàng)建一個(gè)透明的績效評估體系。該體系須能夠量化工作成果，而不僅僅是記錄各種活動或花費(fèi)在各種任務(wù)上的時(shí)間。按照時(shí)間表布置任務(wù)和相應(yīng)的目標(biāo)。以周、月或季度而不是以小時(shí)或天為單位來追蹤各個(gè)節(jié)點(diǎn)的進(jìn)度。其次，重點(diǎn)為那些需要管理遠(yuǎn)程辦公員工的主管們提供輔導(dǎo)、指點(diǎn)和賦能。評估管理者對遠(yuǎn)程員工的態(tài)度，確保不存在偏見。通過追蹤遠(yuǎn)程員工的職業(yè)發(fā)展進(jìn)程確保他們的進(jìn)度與現(xiàn)場員工一致。第三，為遠(yuǎn)程員工提供建議以發(fā)掘那些不常用的或可能被忽略的關(guān)系和渠道，促進(jìn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)之間的知識共享和關(guān)系建立。例如，讓遠(yuǎn)程員工參與其他團(tuán)隊(duì)新員工的入職培訓(xùn)，借此讓他們能接觸和了解這些新員工。

l   歸屬感。首先，允許員工花時(shí)間構(gòu)建自己的社交網(wǎng)絡(luò)，以便他們可以建立和培養(yǎng)與同事之間的信任關(guān)系。這意味著需要支持建立信任關(guān)系所必需的一些面對面互動的機(jī)會并提供可以實(shí)現(xiàn)更豐富互動體驗(yàn)的技術(shù)（例如視頻會議）。其次，促進(jìn)現(xiàn)場和非現(xiàn)場員工之間的合作。務(wù)必確保在會議室現(xiàn)場成員中有專人和遠(yuǎn)程員工保持聯(lián)系，以便及時(shí)了解遠(yuǎn)程員工是否有意見或想法希望表達(dá)；或者讓所有人都遠(yuǎn)程參加會議，完全避免使用會議室。第三，支持員工的個(gè)人和職業(yè)發(fā)展。將節(jié)省下來的部分辦公場地開支用于遠(yuǎn)程員工激勵(lì)計(jì)劃。例如，鼓勵(lì)遠(yuǎn)程員工參加他們所在地區(qū)的一些活動以避免此類員工產(chǎn)生孤獨(dú)感或感到被孤立。將這些活動作為進(jìn)一步召開“活動后”的一些面對面會議的催化劑。最后，將一些特殊項(xiàng)目或角色分配給遠(yuǎn)程員工，讓他們有機(jī)會得到組織領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和加深對他們的印象，同時(shí)還要?jiǎng)?chuàng)造各種機(jī)會讓他們可以接觸到自己“所屬”團(tuán)隊(duì)之外的人。
 
通過分析工作職責(zé)和任務(wù)來確定哪些工作適合遠(yuǎn)程辦公模式
 
目前在判斷哪些工作可以由遠(yuǎn)程員工（個(gè)人或團(tuán)隊(duì)）來有效完成，存在不同的權(quán)衡標(biāo)準(zhǔn)。
 
一種評估方法是檢查當(dāng)前的運(yùn)營模式。企業(yè)機(jī)構(gòu)可能有一個(gè)或多個(gè)運(yùn)營模式來組織員工完成部分或全部工作。三個(gè)眾所周知需要運(yùn)用遠(yuǎn)程辦公的方式來協(xié)調(diào)資源的運(yùn)營模式是卓越中心、自組織團(tuán)隊(duì)和“全天候”服務(wù)模式（在“全天候”模式中，工作日隨著太陽的移動而向西移動，因此需要在全球不同地點(diǎn)切換運(yùn)營）。在這些運(yùn)營模式中，遠(yuǎn)程辦公流程、制度和配套實(shí)施技術(shù)是優(yōu)化這些運(yùn)營模式的必備策略。
 
另一個(gè)實(shí)用的評估方法是對虛擬辦公室中的工作進(jìn)行實(shí)際測試。“工作”由實(shí)現(xiàn)特定企業(yè)機(jī)構(gòu)目標(biāo)所需的事務(wù)和任務(wù)組成。因此，在“工作”這個(gè)概念中，其實(shí)不存在對“地點(diǎn)”的一貫的定義或理解。某個(gè)“地點(diǎn)”或“接近”的地方僅在需要實(shí)現(xiàn)某個(gè)目標(biāo)時(shí)才有參考的意義。然而，具體任務(wù)既可能與地點(diǎn)有關(guān)，也可能與地點(diǎn)無關(guān)。比如制造、醫(yī)療服務(wù)和實(shí)體零售店相關(guān)的工作往往與工作發(fā)生的地點(diǎn)或所處地理位置緊密關(guān)聯(lián)，而3D打印技術(shù)和虛擬商品（包括創(chuàng)意、數(shù)字文件或數(shù)字產(chǎn)品）相關(guān)的工作則大大降低了工作與完成工作地點(diǎn)的關(guān)聯(lián)性。
 
實(shí)現(xiàn)有效的遠(yuǎn)程辦公涉及五個(gè)相互關(guān)聯(lián)的舉措：
 
l   確定您的公司可以承擔(dān)多大的遠(yuǎn)程工作量。完成各項(xiàng)工作任務(wù)對于企業(yè)機(jī)構(gòu)的運(yùn)作至關(guān)重要。明確哪些特定的事務(wù)和任務(wù)可以遠(yuǎn)程完成對于這類模式的成敗至關(guān)重要。這可能需要重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)。

l   根據(jù)工作內(nèi)容來判斷遠(yuǎn)程辦公模式的適用性，而不是因人而定。不能基于人的性格來判斷是否適合遠(yuǎn)程工作，因?yàn)榭赡鼙徽J(rèn)為是帶有歧視性的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。

l   建立基于工作結(jié)果的績效評估標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)控工作進(jìn)度和重要節(jié)點(diǎn)。建立基于工作結(jié)果的衡量標(biāo)準(zhǔn)，通常需要在設(shè)定對員工的期望值、明確員工責(zé)任和管理者職責(zé)等方面做出相應(yīng)改變。

l   確定是否需要設(shè)置遠(yuǎn)程辦公試用期。這使員工在做出永久性的選擇決定之前可以有先嘗試一下遠(yuǎn)程辦公的機(jī)會。

l   向同事們征求對遠(yuǎn)程辦公員工的績效反饋。無論員工是否遠(yuǎn)程辦公，員工之間的反饋和互評是績效管理的一個(gè)好方法。而當(dāng)管理者無法直接看到員工間的互動時(shí)，員工互評更是變得尤為重要。
 
設(shè)置明確無誤的期望值并提供支持性互動，讓員工做好遠(yuǎn)程辦公的準(zhǔn)備
 
遠(yuǎn)程辦公對于員工、管理者和整個(gè)企業(yè)機(jī)構(gòu)而言都可能是一個(gè)新鮮且令人不安的工作模式。根據(jù)員工和辦公設(shè)施所在的地點(diǎn)，企業(yè)機(jī)構(gòu)可能希望或需要同時(shí)使用遠(yuǎn)程、傳統(tǒng)和移動工作模式。圖二顯示了各個(gè)地點(diǎn)的平均工作時(shí)間分配。這些偏好表明員工希望能夠靈活選擇工作地點(diǎn)，以使自己無論身在何處都能高效地工作。
 
圖二、不同工作地點(diǎn)的平均時(shí)間分配偏好

來源：Gartner（2019年8月）
 
建立遠(yuǎn)程辦公模式對雇主和員工都有益處。通過實(shí)施有效、系統(tǒng)的遠(yuǎn)程工作方法，雇主可以獲得顯著的利益，包括：
 

l   減少辦公場地費(fèi)用
l   降低員工缺勤率
l   提高員工留任率
l   提高雇主品牌聲譽(yù)
l   獲得更大的人才庫
l   可能建立一個(gè)更多元化的組織

 
一系列研究表明，有效的遠(yuǎn)程辦公模式能夠提高員工的工作效率，減輕員工的工作壓力。但遠(yuǎn)程辦公并非沒有任何代價(jià)，比如導(dǎo)致員工身心匱乏的主要因素——孤獨(dú)感。
 
讓新員工能夠快速建立工作方面的關(guān)系網(wǎng)是消除孤獨(dú)感、優(yōu)化員工遠(yuǎn)程辦公效率的關(guān)鍵。CIO和數(shù)字化工作場所策略的負(fù)責(zé)人應(yīng)以身作則，成為熟練使用溝通和協(xié)作工具的專家。為了建立并保持健康的信任關(guān)系，CIO和數(shù)字化工作場所策略的負(fù)責(zé)人還須創(chuàng)造機(jī)會讓遠(yuǎn)程員工、其隊(duì)友和管理者之間能進(jìn)行持續(xù)的互動。經(jīng)常關(guān)心和了解遠(yuǎn)程員工的工作狀況可以幫助他們減少被孤立或忽視的感覺。
 
對技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行抗壓測試，確定其是否具備支持遠(yuǎn)程辦公的能力
 
遠(yuǎn)程辦公技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施可幫助遠(yuǎn)程員工有效執(zhí)行工作。這類基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)具備哪些元素取決于它將服務(wù)的崗位角色的工作類型�；�礎(chǔ)設(shè)施的決策須考慮到培訓(xùn)、技術(shù)支持和服務(wù)等級方面的要求，以便員工在多種不同的地點(diǎn)或場景下都能正常工作。
 
大多數(shù)企業(yè)機(jī)構(gòu)或多或少都有一些遠(yuǎn)程辦公的員工，他們有的得到了正式批準(zhǔn)，有的則屬于非正式隨機(jī)的安排。CIO和數(shù)字化工作場所策略的負(fù)責(zé)人應(yīng)對現(xiàn)有的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施開展抗壓測試，以確保其具備支持大規(guī)模遠(yuǎn)程辦公模式的能力。此外，他們還需要確定該基礎(chǔ)設(shè)施是否具備加速數(shù)字化業(yè)務(wù)和提高員工敬業(yè)度所必需的功能。
 
技術(shù)決策也可改變工作職責(zé)和任務(wù)的性質(zhì)——使其可以通過遠(yuǎn)程辦公模式來完成。CIO和數(shù)字化工作場所策略的負(fù)責(zé)人應(yīng)評估技術(shù)設(shè)施組合的不同要素，優(yōu)化遠(yuǎn)程員工的體驗(yàn)。以下是他們需要解答的一些問題：
 

l   雇主提供的技術(shù)設(shè)施：我們將為員工提供什么設(shè)備？在這些資產(chǎn)有可用的價(jià)值期間，我們該如何管理它們？我們將使用什么流程來廢棄這些資產(chǎn)？
l   對在家辦公設(shè)施的要求：我們是否要求員工能滿足最低配置要求，例如擁有專門用于工作的房間或空間？
l   網(wǎng)絡(luò)連接：是否對員工購買的通信服務(wù)有最低網(wǎng)速要求？誰來支付網(wǎng)費(fèi)？
l   視頻會議：我們會為所有員工提供視頻會議功能嗎？我們?nèi)绾螐浹a(bǔ)有些地區(qū)帶寬低的缺陷？
l   協(xié)作工具：我們應(yīng)該在基礎(chǔ)設(shè)施中添加哪些其他應(yīng)用程序和工具，以使遠(yuǎn)程員工能夠更有效地互動？
l   技術(shù)支持：為了有效支持遠(yuǎn)程員工，我們是否需要修改當(dāng)前的技術(shù)支持策略？
l   辦公室資源調(diào)度：當(dāng)遠(yuǎn)程員工需要到公司辦公室工作時(shí)，我們?nèi)绾巫屗麄兡軌蛉菀椎卣业娇捎玫墓ぷ骺臻g？

 
最后，信任是遠(yuǎn)程辦公模式成功的基礎(chǔ)。如果組織內(nèi)人與人之間不存在信任，那么推行遠(yuǎn)程辦公模式將會以失敗告終。

作者：
Gartner杰出研究副總裁Carol Rozwell

Gartner研究副總裁莫心鸝

標(biāo)簽： 遠(yuǎn)程辦公 

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