““新型冠狀病毒”疫情勢頭有所控制，但仍需加緊防控，非接觸式在線遠(yuǎn)程辦公的模式還將持續(xù)，而國內(nèi)各大企業(yè)遠(yuǎn)程辦公和管理方面尚缺乏經(jīng)驗(yàn)。遠(yuǎn)程工作時(shí)間和成果難以衡量，溝通效率不高、協(xié)同能力降低、管理效率下降等問題都困擾著廣大上班族和管理者。團(tuán)隊(duì)非接觸辦公，如何基于同一文件或一批文件同步處理？如何保障信息安全？遠(yuǎn)程辦公如何訪問內(nèi)網(wǎng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)？如何遠(yuǎn)程獲取辦公電腦中的文件？人事如何遠(yuǎn)程招聘？客服如何遠(yuǎn)程辦公？IT運(yùn)維管理者如何遠(yuǎn)程支持？這篇文章將通過知名企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)和觀點(diǎn)、主流在線辦公工具分享等方面，讓管理者與員工都能獲得提升遠(yuǎn)程辦公效率的方式方法。

 

　　企業(yè)如何高效管理員工遠(yuǎn)程辦公

 

　　遠(yuǎn)程辦公在國外并不是一件新鮮事。在硅谷，特別是科技公司幾乎都有遠(yuǎn)程辦公的基因。像維珍集團(tuán)、37signals和IBM等企業(yè)，都采用了遠(yuǎn)程工作的方式給予員工更多自由，而員工們也會用更好的工作成果回報(bào)企業(yè)。這些企業(yè)是如何防止員工“不務(wù)正業(yè)”的呢？

 

　　當(dāng)全體人員在線辦公時(shí)，遠(yuǎn)程辦公最大的挑戰(zhàn)在于管理與溝通的效率會大打折扣，管理者與員工不能見面，無法快速安排工作、適時(shí)調(diào)整節(jié)奏，員工在做什么，工作進(jìn)展程度、遇到什么問題，沒辦法及時(shí)請示，尤其是有的員工打卡后摸魚不工作，管理者也無從得知，團(tuán)隊(duì)協(xié)同遇到極大的挑戰(zhàn)。而且時(shí)間的碎片化、信息的碎片化都會比較明顯，各種信息可能會散落在會議、郵件、文檔、共享、單位電腦文檔里。如何解決這些問題，所謂兵馬未動，糧草先行。管理者和行政人員必須制定遠(yuǎn)程辦公相關(guān)制度，建議如下：

 

　　一、團(tuán)隊(duì)工作時(shí)段同步加強(qiáng)定期溝通

 

　　工作中溝通尤其重要，遠(yuǎn)程辦公時(shí)更是如此。而團(tuán)隊(duì)工作時(shí)段同步，是保障溝通高效的前提。加強(qiáng)定期溝通，建議制定早晚報(bào)告制度。視頻早會，讓團(tuán)隊(duì)成員間相互了解工作安排、任務(wù)拆解情況及完成進(jìn)度；晚間報(bào)告，通過團(tuán)隊(duì)協(xié)同系統(tǒng)，將當(dāng)日工作進(jìn)度、難點(diǎn)及總結(jié)發(fā)布，保障團(tuán)隊(duì)的協(xié)同性。

 

　　二、企業(yè)統(tǒng)一配備遠(yuǎn)程辦公工具

 

　　當(dāng)全體人員在線之后，信息的碎片化會比較明顯，各種信息可能會散落在會議、郵件、文檔、共享、單位電腦文檔里。針對這種問題，依靠市面上主流的遠(yuǎn)程辦公工具就會達(dá)到事半功倍的效果。因此，管理者與行政人員制定遠(yuǎn)程辦公計(jì)劃時(shí)，必須了解遠(yuǎn)程辦公中行政、人事、銷售、客服、技術(shù)、運(yùn)維等各個(gè)崗位都會遇到哪些問題，有針對性的安排各崗位統(tǒng)一的遠(yuǎn)程辦公工具，并需提供完備的軟件使用培訓(xùn)手冊。那遠(yuǎn)程辦公都會遇到哪些問題呢？

 

　　1、遠(yuǎn)程辦公怎樣將企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)串聯(lián)起來

 

　　如釘釘、企業(yè)微信等協(xié)同辦公平臺，具備考勤記錄、內(nèi)部通訊、文件共享、視頻會議、日程共享、流程審批、人事管理、任務(wù)管理、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、培訓(xùn)等常用管理功能。通過這類協(xié)同辦公系統(tǒng)配合管理者制定的遠(yuǎn)程工作制度，能夠?qū)⑵髽I(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)串聯(lián)起來。釘釘與企業(yè)微信這兩大工具又有哪些區(qū)別呢？企業(yè)又應(yīng)該怎樣根據(jù)自身情況有針對性的選擇呢？

 

　　如果將釘釘定義為員工管理工具，那么企業(yè)微信就相當(dāng)于員工+客戶管理工具。從目前來看，企業(yè)微信員工管理功能不如釘釘豐富，但具備基礎(chǔ)的OA辦公功能，比如考勤打卡、項(xiàng)目審批與匯報(bào)、微盤、文檔協(xié)作、日歷待辦事項(xiàng)等。而企業(yè)微信對比釘釘，最大的優(yōu)勢在于，可以直接添加個(gè)人微信用戶，幾乎所有人都會用微信，企業(yè)微信與個(gè)人微信共享11億的流量池，所以企業(yè)微信在客戶管理方面具備較強(qiáng)的優(yōu)勢。

 

　　業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理是企業(yè)的剛需。通常企業(yè)員工加客戶，都用的個(gè)人微信，沒有企業(yè)信息背書。而使用企業(yè)微信添加客戶，自帶企業(yè)認(rèn)證身份，還顯示相應(yīng)的職位，提高客戶信任感。銷售和客戶都是離職率較高的崗位，以往員工用個(gè)人微信加客戶，客戶資源都集中在員工的個(gè)人賬號內(nèi)，一旦離職，客戶交接不便。用企業(yè)微信添加客戶，統(tǒng)一由企業(yè)管理，員工離職后，客戶會分配給其他員工，服務(wù)不終止，資源不流失。企業(yè)微信還支持營銷推廣，數(shù)據(jù)有跡可循。企業(yè)微信會話存檔、渠道碼等功能提供接口權(quán)限，可進(jìn)行后續(xù)管理的拓展開發(fā)。

 

　　所以企業(yè)如果只需滿足基礎(chǔ)的辦公，釘釘?shù)腛A功能更全面，且DING一下，釘釘“信息必達(dá)”，可以避免協(xié)同項(xiàng)目延誤。而企業(yè)微信員工可設(shè)置“休息一下”，會自動屏蔽消息。但如果企業(yè)希望將員工管理與營銷推廣串聯(lián)起來，積累更多的客戶微信、微信社群，統(tǒng)一管理及維護(hù)客戶，企業(yè)微信會是更方便的選擇。

 

　　2、非接觸協(xié)同辦公如何最高效

 

　　通常團(tuán)隊(duì)寫一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃或報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)、助理、項(xiàng)目經(jīng)理、策劃人員，會開會討論共同修改成稿，遠(yuǎn)程非接觸辦公通過視頻會議的方式也能實(shí)現(xiàn)，但難免耽誤大家的時(shí)間長，無法開展其他工作，降低大家工作效率。如何基于同一文件或一批文件同步處理，提高大家的工作效率呢？這類情況通過office365、WPS+云辦公等服務(wù)就能解決，但團(tuán)隊(duì)需選擇同一工具及版本，避免字體被改變，格式錯亂，達(dá)到協(xié)同的目的。

 

　　office365對比WPS+云辦公，Office365通過OneDrive來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁端與客戶端文件實(shí)時(shí)共享。在使用時(shí)，需將文件拖拽到MicrosoftOneDrive工作區(qū)，云端保存后，才能達(dá)到多個(gè)設(shè)備同步的目的。而WPS+云辦公，無論是在網(wǎng)頁、win端、移動端還是小程序中保存的文件，都能夠隨時(shí)隨地云備份，可直接分享到微信端，方便傳遞。且WPS+云辦公可以搭建組織架構(gòu)，信息保密文檔審批可以做到事前控制，而office365不具備組織架構(gòu)設(shè)置。但整體功能方面,Office包含Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook、Publisher、Access以及OneDrive八款應(yīng)用，而WPS包含WPSOffice文字、WPSOffice表格、WPSOffice演示三個(gè)應(yīng)用程序，但WPS將文字、表格、演示、PDF、流程圖、腦圖，6種效率工具合而為一，流程圖、腦圖等功能卻是Office所不具備的。而在使用穩(wěn)定性及流暢性方面，Office處理大型數(shù)據(jù)文件更穩(wěn)定。但MicrosoftOffice365只能免費(fèi)試用1個(gè)月，之后如需再進(jìn)行使用需付費(fèi)，而WPS免費(fèi)使用，且WPS是純國產(chǎn)化軟件。因此產(chǎn)品各有千秋，選取上還是要看團(tuán)隊(duì)的工作重心而定。

 

　　3、遠(yuǎn)程辦公如何保障信息安全

 

　　遠(yuǎn)程訪問內(nèi)網(wǎng)核心應(yīng)用，保障數(shù)據(jù)信息安全是關(guān)鍵，釘釘、企業(yè)微信均是搭載在公有云上，并不適宜傳遞核心數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)信息已經(jīng)是企業(yè)最重要的資產(chǎn)，威脅到數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn)就是企業(yè)最高風(fēng)險(xiǎn)。IBM發(fā)布的全球數(shù)據(jù)泄露成本報(bào)告顯示，企業(yè)數(shù)據(jù)泄露的成本在5年內(nèi)上升了12%，平均成本已達(dá)392萬美元。因此，大型企業(yè)重要業(yè)務(wù)、客戶信息流轉(zhuǎn)、審批等工作會涉及到OA、ERP、CRM等內(nèi)網(wǎng)軟件，這些軟件的賬號操作都會留有記錄，保障企業(yè)信息資料的保密性及安全性。這些軟件外部網(wǎng)絡(luò)無法訪問，只能通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問。這種情況如何遠(yuǎn)程辦公？

 

　　TeamViewer是一個(gè)能在任何防火墻和NAT代理的后臺用于遠(yuǎn)程控制的應(yīng)用程序，是桌面共享和文件傳輸簡單且快速的解決方案。通過將公司辦公電腦與家里的電腦安裝同版本，無需對路由器或防火墻進(jìn)行配置，該軟件第一次啟動在兩臺計(jì)算機(jī)上自動生成伙伴ID。只需要輸入你的伙伴的ID到TeamViewer，然后就會立即建立起連接控制。而如果通過Windows遠(yuǎn)程桌面連接，就必須在路由器上做一些設(shè)定端口映射之類的設(shè)置才能連接，企業(yè)網(wǎng)管也不會接受這樣的設(shè)置提議。安全性方面TeamViewer還會生成會話密碼，該密碼在軟件每次啟動時(shí)都會更改，這種安全性保護(hù)，可防止遠(yuǎn)程系統(tǒng)受到未經(jīng)授權(quán)的訪問。TeamViewer支持多顯示器，文件對傳，存儲在辦公電腦本地的文件也可以獲取。VPN連接，支持多設(shè)備平臺，如安卓、蘋果、Windows、Linux等系統(tǒng)都支持。連接方便，占用的資源小，對網(wǎng)絡(luò)要求低。

 

　　4、遠(yuǎn)程運(yùn)維監(jiān)控如何保障IT網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定

 

　　遠(yuǎn)程辦公時(shí)，IT系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行對保障數(shù)據(jù)信息安全更是重中之重。政府機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位、金融機(jī)構(gòu)、互聯(lián)網(wǎng)等企業(yè)都會涉及到疫情期間的IT系統(tǒng)運(yùn)維問題，要怎樣實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程IT網(wǎng)絡(luò)設(shè)備綜合監(jiān)控呢？市面上有一些免費(fèi)的軟件，如Zabbix、Icinga、Nagios等，可以監(jiān)控服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，但這些開源的產(chǎn)品使用中存在bug，出現(xiàn)問題時(shí)也不能及時(shí)聯(lián)系得到有效解決，運(yùn)行不穩(wěn)定，而且這些軟件管理設(shè)備類型并不全面，無法完全支撐遠(yuǎn)程運(yùn)維辦公的需求。

 

　　企業(yè)遠(yuǎn)程辦公規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，確保數(shù)據(jù)信息安全，IT網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維軟件必須能夠穩(wěn)定運(yùn)行，監(jiān)控的設(shè)備類型必須全面，否則因?yàn)槟承┲匾�設(shè)備無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控，運(yùn)維人員就必須到公司現(xiàn)場辦公處理，風(fēng)險(xiǎn)大又不方便。IT網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件不僅要具備可視化管理的能力，還需要對設(shè)備能夠進(jìn)行真實(shí)的管控，支持的網(wǎng)管功能多，才能真正支持遠(yuǎn)程運(yùn)維。北京智和信通自主研發(fā)的智和網(wǎng)管平臺SugarNMS是一款可以管控所有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的IT綜合監(jiān)控產(chǎn)品，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸設(shè)備、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、虛擬化、中間件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、光設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備等。支持國產(chǎn)化，在Windows、Linux、Unix、國產(chǎn)系統(tǒng)上服務(wù)端和客戶端均可運(yùn)行使用，對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備可以進(jìn)行監(jiān)控、設(shè)備操作、權(quán)限處理及配置資源狀態(tài)，支持自動發(fā)現(xiàn)、拓?fù)涔芾�、設(shè)備管控、資源發(fā)現(xiàn)、鏈路發(fā)現(xiàn)、故障告警、日志管理、性能管理、事件管理、配置管理等千余種網(wǎng)管功能，遠(yuǎn)程快速排查IT設(shè)備故障及隱患。有知識圖譜方法庫，IT運(yùn)維及管理人員解決問題很方便。

 

　　5、遠(yuǎn)程辦公企業(yè)業(yè)績?nèi)绾伪Ｕ?/p>

 

　　企業(yè)客戶往往來自于全國各地，售前、售后客服體系是連接企業(yè)與客戶的重要紐帶，也是遠(yuǎn)程辦公期間，保障企業(yè)業(yè)績的重要手段。傳統(tǒng)呼叫中心的部署多數(shù)采用的本地部署，員工集中辦公，隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速普及，中國客服市場愈發(fā)火熱，產(chǎn)品功能也在逐漸完善。疫情當(dāng)前，呼叫中心話務(wù)量有可能突增，如何遠(yuǎn)程智能部署客服，保障客戶服務(wù)體驗(yàn)，提升企業(yè)業(yè)績？傳統(tǒng)呼叫中心系統(tǒng)性能擴(kuò)容與硬件設(shè)備緊密相關(guān)，臨時(shí)部署遠(yuǎn)程坐席需要采購設(shè)備，從采購訂單、貨運(yùn)物流、實(shí)施部署直至項(xiàng)目交付，建設(shè)成本高，實(shí)施周期長，在應(yīng)急狀態(tài)下不具備操作可能性。客服座席要遠(yuǎn)程登陸，必須接入企業(yè)本地網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)重依賴企業(yè)本地網(wǎng)絡(luò)的帶寬和質(zhì)量，在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行應(yīng)急擴(kuò)容及設(shè)置安全策略難度大，品質(zhì)很難保證，且容易造成安全隱患。而智能客服系統(tǒng)具備機(jī)器人+人工客服模式，如網(wǎng)易七魚、智齒客服、環(huán)信、小能、容聯(lián)七陌、奇智、平安伺客、Udesk、美洽、逸創(chuàng)云、V5智客網(wǎng)絡(luò)，客服功能都比較全面，線上溝通問答、人工客服都很方便，服務(wù)有保障，業(yè)績穩(wěn)增長。

 

　　6、遠(yuǎn)程招聘面試筆試如何開展

 

　　年初是招聘的旺季，面對疫情，如何實(shí)現(xiàn)無接觸面試，筆試及招錄。線上面試，可以通過微信、QQ等大眾型的語音、視頻工具交流溝通。而通過Moka、北森等招聘管理系統(tǒng)，具備較完善的流程機(jī)制，面試官無需賬號可以郵件直接使用�？梢允謩愉浫肼毼�、一鍵導(dǎo)入拉勾、智聯(lián)、獵聘、前程無憂職位，可以多平臺批量發(fā)布職位。筆試環(huán)節(jié)，在線系統(tǒng)需支持高并發(fā)處理，并能避免筆試過程中查閱資料，避免他人代答題，保障筆試的真實(shí)性及公平性才是招聘單位需求所在�？荚囆�、優(yōu)考試、企慧通等在線考試可系統(tǒng)助力企業(yè)在線筆試測評，且支持高并發(fā)量。以考試星為例，可大批量導(dǎo)入試題，支持視頻、圖片、音頻等題型，可通過PC、微信、APP端進(jìn)行考試，提供多種組卷需求，題庫可隨機(jī)抽取試題，也可以手動選擇試題。針對預(yù)防考試作弊，設(shè)定考試時(shí)長，考前支持人臉核驗(yàn)，監(jiān)測頁面切換及離開行為，考試中視頻監(jiān)考、隨機(jī)抓拍。自動判卷，確保筆試成績的真實(shí)性。

 

　　最后，建議企業(yè)管理者與行政人員在制定在線辦公工具指南時(shí)，工具要盡量少，可按照行政、人事、客服、銷售、市場、技術(shù)、運(yùn)維等崗位需求進(jìn)行分類，滿足崗位遠(yuǎn)程辦公需求就好，避免員工將過多的精力耗費(fèi)在軟件使用研究上。企業(yè)謀定后而動，行且堅(jiān)毅，疫情期間，決不會影響服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)為保障企業(yè)業(yè)績奠定了基石。

 

　　隨著企業(yè)復(fù)工潮來臨，現(xiàn)場辦公員工也要保障通勤路上的防疫安全，如果真的感覺身體不適，可通過在線義診服務(wù)，如好大夫平臺等尋醫(yī)問藥。相信中國上下萬眾一心，打贏新冠肺炎疫情防控戰(zhàn)的指日可待。武漢加油！中國加油！

 

　　

標(biāo)簽： 遠(yuǎn)程辦公 

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