白領(lǐng)們經(jīng)常遇到這樣的情況：“著急打印或復印，可是復合機卻一直被占用”；“出差到其他分公司，想要打印或復印就得求人幫忙”；“遇到設(shè)備故障或缺粉就更加頭疼”。面對這些困擾，近幾年，不少知名的大中型企業(yè)都開始選用一種外包服務(wù)——富士施樂企業(yè)打印管理服務(wù)。這不僅能有效解決上述問題，提高生產(chǎn)力、降低成本，實現(xiàn)移動辦公等全新的現(xiàn)代辦公模式，還能讓企業(yè)從繁雜的設(shè)備管理中解脫，更專注于核心業(yè)務(wù)及企業(yè)的發(fā)展。全球著名的會計師事務(wù)所P公司就是其中之一。

這家被稱為國際四大之一的會計師事務(wù)所在采用文件管理外包服務(wù)前，在北、上、廣、深四個分公司共有350多臺不同品牌的打印機和數(shù)碼復合機。但每到業(yè)務(wù)高峰期，就會出現(xiàn)“排隊”打印、復印的情況，部分設(shè)備還會因文印量過大而故障頻發(fā)。而當員工出差至其他分公司時，根本無法用當?shù)卦O(shè)備打印、復印。這些都已嚴重影響工作效率，而且辦公成本也難以控制。為徹底解決這些問題，確保公司業(yè)務(wù)不受影響，P公司在參考總部及海外公司的成功經(jīng)驗后決定選擇與富士施樂合作。

富士施樂首先為P公司業(yè)務(wù)量最大的北、上、廣、深四個分公司進行了文印管理評估和統(tǒng)計分析，包括四家分公司所有設(shè)備的具體分布、每臺設(shè)備的性能及故障率、各部門文印量、文印需求等，并提出將單功能、低端、故障率高的老舊設(shè)備淘汰，增加高輸出速度的數(shù)碼復合機以及統(tǒng)一的文件管理解決方案。

  根據(jù)評估報告，富士施樂對分散在各辦公區(qū)的打印設(shè)備進行了優(yōu)化，四地原有的桌面打印機只保留56臺性能良好的設(shè)備，并在各地辦公區(qū)的每個樓層分別配備了兩臺市場輸出速度最快的高端數(shù)碼復合機——每分鐘輸出65頁的黑白數(shù)碼復合機ApeosPort-V 6080和彩色數(shù)碼復合機ApeosPort-VC6675。

這些先進的文印設(shè)備配合富士施樂的文件管理解決方案，不僅能夠滿足業(yè)務(wù)高峰期各部門的文印需求，更大幅提升了P公司整體文印輸出品質(zhì)和員工的工作效率，也讓P公司步入全新的現(xiàn)代辦公模式。例如，員工通過刷卡認證進行設(shè)備操作，有效避免了信息泄露；在掃描時，員工不需要再通篇檢查稿件，設(shè)備可以自動忽略空白頁和調(diào)整文字朝向，并且可根據(jù)預先設(shè)置的快捷鍵，直接將掃描件發(fā)送至指定相關(guān)人員；在附近數(shù)碼復合機被占用時，員工可到同一網(wǎng)絡(luò)任意設(shè)備刷卡進行打印、復印，從而告別了緊急文件輸出，設(shè)備卻被占用的情況。此外，員工還可通過手機、ipad等移動設(shè)備實現(xiàn)圖片、PDF、Word、Excel和PPT的直接打印，并且在打印輸出之前通過預覽將錯誤打印率降到最低。而經(jīng)常出差往來于北、上、廣、深及香港各地的員工也可以在異地辦公室直接刷卡打印、復印。

富士施樂的文件管理解決方案令企業(yè)管理也變得更加簡單、可控。P公司的IT設(shè)備管理人員可通過權(quán)限設(shè)置控制成本,即對每個員工的打印、復印以及彩色等設(shè)備的操作權(quán)限進行設(shè)置，例如，僅將彩色打印的權(quán)限開放給有彩色打印需求的部門。同時，外包服務(wù)還可以幫助P公司清楚了解各部門或個人的文印打印量、分析設(shè)備使用率等。富士施樂每月為P公司提供一份詳細的服務(wù)報告，讓管理層能夠及時掌握設(shè)備狀況、耗材消耗、碳排放數(shù)據(jù)、各部門印量及使用成本等具體信息。

值得一提的是，富士施樂的文件管理外包服務(wù)涵蓋了全部的設(shè)備運營管理，包括所有不同品牌設(shè)備的保養(yǎng)、維修、零配件和耗材的更換等，這讓P公司徹底擺脫了在設(shè)備日常維護以及與不同品牌服務(wù)商聯(lián)絡(luò)等方面繁瑣的行政工作。此外，為避免設(shè)備臨時發(fā)生故障而影響工作，富士施樂還專門在業(yè)務(wù)高峰期派工程師常駐P公司，以確保設(shè)備的高效穩(wěn)定運行。

“富士施樂的文件管理外包服務(wù)帶來的效果完全超出我們的預期，可以說徹底改變了我們的辦公方式，甚至是企業(yè)管理模式。無論是管理層、行政部門還是所有直接使用設(shè)備的員工都感覺輕松多了。”P公司的相關(guān)負責人對富士施樂的服務(wù)模式非常滿意，“現(xiàn)在，設(shè)備使用情況和成本更加透明，這將更有利于我們未來對辦公資產(chǎn)和業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化管理。” 目前，公司已經(jīng)計劃將這一服務(wù)盡快應(yīng)用到全國其他15個城市的分公司，以實現(xiàn)各地公司的標準化、統(tǒng)一化辦公，為業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展保駕護航。

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