信息時代的來臨，企業(yè)、團體、個人依賴電子郵件作為溝通平臺的頻率與重要性也相對增加。而每日龐大的郵件處理量，也讓企業(yè)開始正視郵件服務(wù)器的重要性。然而根據(jù)統(tǒng)計，企業(yè)IT人員長期遭遇到令其頭痛狀況，不外乎郵件服務(wù)器效能低下、不安全、常當機等問題，不但必須承擔公司重要郵件隨時有遺漏的風(fēng)險，不穩(wěn)定的通訊環(huán)境也將直接影響企業(yè)生產(chǎn)效率。
　　企業(yè)郵件常見問題：
　　*垃圾郵件、病毒郵件、釣魚郵件；
　　*企業(yè)機密通過郵件，直接快速被發(fā)到對手手中；
　　*內(nèi)部人員通過郵件攻擊領(lǐng)導(dǎo)；
　　*有人匿名發(fā)送郵件；
　　*郵件過大、過多影響發(fā)送效率；
　　*誤發(fā)郵件；
　　*企業(yè)郵件內(nèi)容被他人看到，然后到處轉(zhuǎn)發(fā)；
　　垃圾郵件等外部攻擊，我們不在此介紹，目前市場上有很多成熟的解決方案，比如Softnext SPAM SQR解決方案、Ironport等；我們在此主要介紹其他幾個問題的解決辦法。郵件是內(nèi)部外部溝通的主要方式，對其內(nèi)容是主要的控制方式，有人會覺得對內(nèi)容控制會永無止盡，不錯，要細化的話，的確如此。但是，不去控制，郵件永遠是企業(yè)的“超級病毒”。
　　1、企業(yè)機密通過郵件，直接快速被發(fā)到對手手中；
　　企業(yè)機密，根據(jù)行業(yè)，有很多不同的特點。
　　銀行、證券、保險等，客戶信息就很重要，客戶手機、家庭電話、住址、賬戶、生日、信用卡等；如何避免客戶信息外泄呢？就必須對客戶信息特征進行掃描。在郵件外發(fā)的時候，必須對郵件內(nèi)容中的特殊格式進行辨認，由系統(tǒng)來對這些特征進行識別并攔截。
　　制造業(yè)、研究機構(gòu)、調(diào)研機構(gòu)、電子行業(yè)等，對文件的管理就比較嚴，那就需對文件格式及內(nèi)容進行控制。比如，要對文件進行加密、有的文件格式不能對外發(fā)送、涉及某些內(nèi)容的文件不能發(fā)等等；
　　一般企業(yè)，可針對域名、公司名等進行限制；比如，來自對手公司的郵件、來自招聘網(wǎng)站的郵件、團購網(wǎng)站的郵件等，可以全部攔截或者也不能進行發(fā)送。
　　如果進行群發(fā)時，超過一定人數(shù)，也要就行審核處理。
　　2、內(nèi)部人員通過郵件攻擊領(lǐng)導(dǎo)；
　　　攻擊領(lǐng)導(dǎo)的誹謗郵件或?qū)�公司不利的郵件等，是很多企業(yè)所束手無策的。對于此類郵件，突發(fā)性比較強，特征不明顯，比較難于控制，我們可以通過以下幾個方面來處理：一、涉及到領(lǐng)導(dǎo)的名字的郵件；二、群發(fā)人數(shù)較多；三、辭退的人員；四、特殊詞匯，如年終獎、獎金、工資、索賠、投資等；
通過以上四個條件，凡是符合的，就需要審核了；
　　3、有人匿名發(fā)送郵件；
　　我們在發(fā)送郵件時，可以匿名發(fā)送，也就是說，你可以冒充別人發(fā)送郵件，這個是現(xiàn)在郵件服務(wù)器的局限之一；那這樣的話，收件人就不知道真正的發(fā)件人是誰了。造成的誤會、誣陷、恐嚇等問題，就會產(chǎn)生。解決方法很簡單，就是在發(fā)送時，進行發(fā)送認證，在目前的郵件服務(wù)器中，只進行收件認證，而不進行發(fā)件認證。
　　4、郵件過大、過多影響發(fā)送效率；
　　很多人喜歡群發(fā)，而且發(fā)送附件較大的郵件，這樣就會造成郵件服務(wù)器和“京藏高速”一樣大堵車。這樣的話，我們就需要進行疏導(dǎo)。比如，附件大于８Ｍ以上的，就放到晚上發(fā)；mp3、rmvb、jpg等娛樂郵件，可以延遲到中午發(fā)送；市場部的活動通知或宣傳資料，也可以放到下班后發(fā)送等等。
　　5、誤發(fā)郵件；
　　很多情況下，點擊“發(fā)送”的動作就像掛電話一樣快速，點擊完后，才發(fā)現(xiàn)，有的沒寫、有的發(fā)錯了、有的帶有機密、有的需要讓其他人知道等等現(xiàn)象出現(xiàn)，可以郵件已經(jīng)發(fā)出去了，要拿回來是不可能的，怎么辦？這時候，就需要誤發(fā)功能，來幫助您處理這部分的難題了；比如，每天的10點到11點的郵件，都是比較重要的，此時，系統(tǒng)就會通知您，需要確認后再發(fā)送，這樣雖然多了個動作，但是安全性得到了提升，降低了風(fēng)險。
　　6、企業(yè)郵件內(nèi)容被他人看到，然后到處轉(zhuǎn)發(fā)；
　　郵件中的內(nèi)容是絕對要進行保密的。傳統(tǒng)的三級權(quán)限管理，賦予了超級管理員所有的權(quán)限，這種情況在郵件管理發(fā)生的話，也是個安全隱患。那就必須對瀏覽郵件內(nèi)容權(quán)限進行限制，比如，進行多賬戶認證，只有經(jīng)過多人的賬戶認證后，才可瀏覽以及內(nèi)容。如同銀行保險箱的兩把鑰匙，只有雙方同時在場，才可打開。這樣就加強了郵件安全性，避免企業(yè)重要郵件流落到員工收里。
　　郵件處于無人管理的階段，大家只關(guān)心是否能收發(fā)郵件就可以了，其余的事情就和郵件沒什么關(guān)系了。其實，郵件作為基礎(chǔ)溝通平臺，收發(fā)只是基本功能而已，對郵件需要進行全方面的管理，不能讓郵件稱為企業(yè)安全隱患的“超級病毒”。

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