郵件生命周期管理環(huán)節(jié)
　　在信息存儲技術(shù)愈來愈發(fā)達的21世紀，企業(yè)的信息也呈現(xiàn)爆炸性的成長。在全球節(jié)能減碳的推動下，企業(yè)無紙化的趨勢更導致大量信息流的到來。企業(yè)IT人員面對每日成長數(shù)百GB的數(shù)據(jù)，該如何有效管理，來實現(xiàn)優(yōu)化存儲使用、改善數(shù)據(jù)搜尋訪問速度等目的。因此衍生出信息管理的新方法，信息生命周期管理（Information Lifecycle Management，ILM）。此方法是從數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、存儲、讀取、轉(zhuǎn)移、歸檔到刪除的一連串管理過程，以降低整體成本（Total Cost of Ownership，TCO）來促進業(yè)務成長并遵守法規(guī)，使企業(yè)加快營運流程，并更加精確、及時地響應法規(guī)遵循的最新要求。
　　 信息生命周期一連串的管理環(huán)節(jié)，除了節(jié)省存儲的投資外，以及意識到數(shù)據(jù)遺失的嚴重性，將影響企業(yè)持續(xù)發(fā)展管理的執(zhí)行（Business Continuity Management，BCM）。此管理主要就是分析風險外，當災害仍突發(fā)時，可以采取應變方法來達到還原的目的，并且可以持續(xù)發(fā)展，增加市場占有率與競爭力，成為關(guān)鍵客戶下單的重要依據(jù)。所以ILM中歸檔的環(huán)節(jié)，說明企業(yè)快速數(shù)據(jù)還原與數(shù)據(jù)檢索分析的應用，更可將企業(yè)的經(jīng)營帶向另一個領(lǐng)域。
　　IT人員在面對如此龐大的信息下，例如：掃瞄文件、圖紙、數(shù)據(jù)、傳真數(shù)據(jù)、郵件等，如何執(zhí)行ILM的第一步，通常就是針對每日異動量最大的郵件著手，并且可以達到立竿見影的效果。接著來探討郵件信息生命周期管理（Mail Information Lifecycle Management，MILM）的流程如何與ILM流程互相呼應。
　　1、在產(chǎn)生的環(huán)節(jié)上，相對于郵件信息上是以郵件復制（Mail Copy）將企業(yè)的郵件實時同步產(chǎn)生出一份備份。
　　2、在保護的環(huán)節(jié)上，相對于郵件信息上，權(quán)限賬號管理與加密達到郵件信息不會遭到篡改。
　　3、在讀取的環(huán)節(jié)上，相對于郵件信息上是以權(quán)限管理查詢調(diào)閱的權(quán)利。
　　4、在轉(zhuǎn)移的環(huán)節(jié)上，相對于郵件信息上是以郵件產(chǎn)生時間為定義標準。
　　5、在歸檔的環(huán)節(jié)上，相對于郵件信息上是以備份管理的策略達到分類保存管理的目的。
　　6、在刪除上，相對于郵件信息是以備份管理的策略達到自動刪除的結(jié)果。 
　　以上ILM與MILM流程的對應，整理如圖表 1 所示。

圖表1 ILM流程與MILM對應關(guān)系

降低企業(yè)風險　華碩落實郵件備份法規(guī)
　　根據(jù)上述流程概念，在實務上的應用，采用華碩的案例加以說明。華碩電腦是美國上市公司，美國規(guī)定掛牌上市公司、美國企業(yè)的子公司和分支機構(gòu)都必須遵守薩班斯法案（SOX），企業(yè)必須利用信息系統(tǒng)設計自動化標準流程和產(chǎn)出文件，以便集中保存相關(guān)的檔，讓企業(yè)交給主管稽核機關(guān)進行稽核與保存。目前行業(yè)內(nèi)，皆以郵件為主要溝通，并以電子文件的形式保存在服務器主機中。為了保護公司的權(quán)益及提供全球客戶不中斷的服務，電子數(shù)據(jù)的保存及搜尋己成為IT最重要的任務之一。面對當發(fā)生官司事件時，如何找到分散在備份光盤、磁帶、及其他存儲中的歷史郵件，能夠在最短的時間內(nèi)，從茫茫郵件中找出目標郵件，成為MILM流程部署規(guī)劃上最重要的議題，也是郵件歸檔與郵件備份上兩者差異的分水嶺，整理如圖表2 所示。
　　華碩采用Mail Archiving Expert郵件歸檔專家，除了系統(tǒng)能輕松部署外，并且不影響現(xiàn)有架構(gòu)。對于內(nèi)收、外發(fā)郵件及內(nèi)部郵件都能完整備份，另外提供“歷史郵件還原機制”，將原本分散存放在光盤、磁帶及其他存儲中的歷史郵件，重新由歸檔機制建立索引，并針對重復的郵件數(shù)據(jù)在比對之后進行刪減，節(jié)省原本存放空間及成本。同時，法務部門也提出了相關(guān)需求，特別是在郵件搜尋功能上，當需要調(diào)閱某些條件的郵件時，常常會有三個關(guān)鍵因素：一是需提供出舉證的時間很短，有時效性的需求；二是需調(diào)閱的郵件期間很長，短則3年、長則5年；三是需調(diào)閱的郵件量龐大，有可能像在大海中撈針。
　　華碩的郵件備份策略，先以年限一年、二年、三年、五年、永久等做為劃分依據(jù)，并善用歸檔系統(tǒng)的“郵件生命周期”功能，將郵件內(nèi)容進行分類，搭配整體或個別的管理策略以進行歸檔、郵件檢索及調(diào)閱等工作。“郵件生命周期”能符合策略將分類保存的郵件進行自動轉(zhuǎn)移及后續(xù)處理，例如會自動推移郵件的保存年限，并將該郵件從Mail Archiving Expert自動轉(zhuǎn)移至遠程存儲，避免硬盤空間不足影響相關(guān)運行，還能減少系統(tǒng)負載及分散郵件的保存風險。
　　最后華碩部署歸檔系統(tǒng)后，另一個令人贊賞的功能是減輕了IT人員需為郵件還原工作的負擔。在用戶方面，經(jīng)由“My Mail”功能便可輕易將誤刪郵件還原，大量減少用戶經(jīng)常性的小問題，也為信息部門減輕了許多不必要的麻煩。以管理員的角度來看，對公司而言無疑是多了一層保障，不管發(fā)生天災人禍，或是有員工離職，這些跟客戶往來的資料都有辦法還原。 

圖表2 郵件歸檔與郵件備份比較表

結(jié)束
　　企業(yè)為了持續(xù)發(fā)展，需要將風險制定出來，并且擬定很多的還原補救措施，而依據(jù)信息生命周期管理ILM流程設計的郵件信息生命周期管理MILM，可帶來至少下列兩點效益：
　　保存空間有效運用：一般在法規(guī)的要求中，財務相關(guān)的數(shù)字文件需要保留七年，一般的數(shù)據(jù)需要保留五年，故若有跟遵循法規(guī)相關(guān)的客戶可以依此來規(guī)劃保存空間。然而因為法規(guī)的歸檔年限要求較長，所以一般會這樣規(guī)劃保存裝置：SAN（一年內(nèi)）→NAS（三年內(nèi)）→Tape或DVD（三年以上）。并可依郵件的調(diào)閱頻率以及使用程度來做規(guī)劃，達到郵件生命周期管理，整理如圖表 3 所示。
　　確實稽核符合法規(guī)：從2002年的美國安然案發(fā)生后制定的“薩班斯法案”開始至今，一連串的法案應運而生，無非就是希望上市企業(yè)的財務相關(guān)資料能夠誠實公開，對廣大的投資大眾能有所交代。另外還有金融業(yè)的“新巴塞爾協(xié)議”、醫(yī)療公共衛(wèi)生的“HIPPA法案”等均是針對重點文件公開及存儲。事實上在國內(nèi)的大多數(shù)企業(yè)或是政府機關(guān)，可能因內(nèi)部策略尚未確定以及執(zhí)行較困難，往往都會選擇“事后稽核”的方式在過程中比較沒有那么復雜。

圖表3 郵件生命周期(MILM)運行架構(gòu)

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