電子郵件與手機(jī)一樣，已經(jīng)是全人類最重要的溝通工具，郵件系統(tǒng)相關(guān)主題，也由基本的收發(fā)郵件，發(fā)展出過濾垃圾郵件、郵件稽核、歸檔、防毒及郵件監(jiān)控等主題，由個人溝通轉(zhuǎn)化為落實管理策略。所以，郵件系統(tǒng)管理已由原有的單一郵件服務(wù)器逐漸的擴(kuò)展為多臺服務(wù)器，守內(nèi)安信息科技逐步積累經(jīng)驗，會發(fā)現(xiàn)最佳的電子郵件運(yùn)行一定要符合七項重要的規(guī)定：變動管理、組態(tài)管理、資產(chǎn)管理、系統(tǒng)監(jiān)視、容量管理、災(zāi)難還原及擴(kuò)展管理。其最終目標(biāo)是要讓電子郵件系統(tǒng)保持穩(wěn)定和安全、郵件收發(fā)正常，同時了解每個節(jié)點對企業(yè)的影響。

所以，IT部門絕對需要有一套全面性的管理方法：

1. 變動管理：電子郵件的變動管理指的是，不管是終端用戶的操作，還是公司電子郵件系統(tǒng)的相關(guān)應(yīng)用，只要有任何的程序代碼、組態(tài)、升級，或者是部署的改變，都必需要考慮到其影響。在進(jìn)行任何轉(zhuǎn)換之前，一定要準(zhǔn)備好還原程序，以防萬一新版軟件不穩(wěn)定時用。

2. 組態(tài)管理：周密的組態(tài)管理可為變動管理做適當(dāng)?shù)念A(yù)測，包括以完整的文件，說明描述系統(tǒng)在任何改變之前與之后的狀態(tài)。因此，所有系統(tǒng)改變都必須做追蹤與維護(hù)，資產(chǎn)管理及災(zāi)難還原的步驟是非常重要的。

3. 資產(chǎn)管理：建議對于電子郵件系統(tǒng)的實施，淘汰與升級，應(yīng)配合企業(yè)組織維護(hù)合約、許可證管理、折舊周期等的資產(chǎn)管理長期使用，并以結(jié)構(gòu)性的方法來看待。電子郵件系統(tǒng)若有持續(xù)性及周密的資產(chǎn)管理方法，就能夠精確地改變業(yè)務(wù)模型。例如，決定何時進(jìn)行中心系統(tǒng)淘汰或升級，或?qū)�區(qū)域端的電子郵件郵件服務(wù)器淘汰，改以遠(yuǎn)程操控用戶電子郵件存取的正確時機(jī)，需配合公司營運(yùn)與使用。

4. 系統(tǒng)監(jiān)視：許多組織對于郵件系統(tǒng)宕機(jī)都只能被動反應(yīng)，這是因為他們多半仰賴電子郵件基礎(chǔ)建設(shè)里的原監(jiān)視服務(wù)。通常這種工具只檢驗特定廠商的功能以及電子郵件系統(tǒng)的健康狀況，而不是端對端的功能。建議作法，投資在可以勝任預(yù)防及反應(yīng)管理的專用生命周期營運(yùn)管理工具上，建立門坎（threshold）、報告（report）、提示（alert）、意外處理（incident）等監(jiān)控�？傮w的系統(tǒng)監(jiān)視方案應(yīng)該包括可以解決所有系統(tǒng)組件的解決方案。理想上，工具應(yīng)該整合到企業(yè)控制臺，至少，應(yīng)該利用SNMP或其他方式把事件傳送到控制臺，甚至可考慮搭配短信系統(tǒng)將警報信息實時傳送到手機(jī)。 

5. 容量管理：所有的企業(yè)都受到電子郵件數(shù)量與大小的問題困擾，該問題迫使企業(yè)要小心考慮系統(tǒng)容量管理的相關(guān)問題（例如規(guī)劃，需求/容量預(yù)測）。目前，所有電子郵件基礎(chǔ)建設(shè)的組件都深受負(fù)載成長之苦。為了讓效率優(yōu)化，IT管理員必須正確了解使用模式與尖峰負(fù)載的節(jié)奏，以致決定何時資源升級或是進(jìn)行組態(tài)改變的適當(dāng)時機(jī)。例如，目前大部分公司組織里，垃圾郵件占去了50%以上內(nèi)部流量，讓現(xiàn)有的中繼基礎(chǔ)建設(shè)備感壓力。常見于各企業(yè)因管理策略不同，將容量限制在50M或高達(dá)2G，然而負(fù)載過重的系統(tǒng)組件是比較容易宕機(jī)。建議不同類型企業(yè)能從歷史記錄歸納成為較佳的使用模型，并進(jìn)一步升級為安全策略，要求所有員工遵守。

6. 災(zāi)難還原：許多組織對于大規(guī)模電子郵件系統(tǒng)宕機(jī)的準(zhǔn)備作業(yè)不足，遇上全面性系統(tǒng)宕機(jī)時更缺乏適當(dāng)?shù)膫浞?/span>/還原動作，而在事件發(fā)生時，仍可正常運(yùn)行的企業(yè)就更少了。企業(yè)組織依據(jù)本身特性執(zhí)行適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)模擬，來決定在災(zāi)難還原上要有什么等級的投資（風(fēng)險評鑒）。由于企業(yè)對電子郵件越來越依賴，而且大部分的國家都承認(rèn)電子郵件在法律的效力，筆者認(rèn)為企業(yè)應(yīng)把郵件備份歸檔當(dāng)作是合理的投資，可備份于其他磁盤、磁帶或光盤，備份保留時間最好在半年（特殊產(chǎn)業(yè)甚至要求保留7 年以上），才能在有急需時第一時間還原找到數(shù)據(jù)。

7. 擴(kuò)展管理：電子郵件的普遍，信息的傳遞帶來方便之余，垃圾郵件和病毒攻擊的比例不斷增加，以及員工利用企業(yè)內(nèi)部郵件傳送非業(yè)務(wù)相關(guān)郵件，對企業(yè)帶來很大的困擾，使得企業(yè)不斷的投入IT成本，采購具有阻擋垃圾郵件件的Anti-spam軟件、防病毒軟件、備份、歸檔及郵件稽核或內(nèi)控等軟件。這些擴(kuò)展的功能有可能會增加許多設(shè)備，所以郵件流動也增加幾個節(jié)點宕機(jī)的風(fēng)險，建議管理人員應(yīng)搭配監(jiān)控軟件以主動通知管理員。

以上皆是守內(nèi)安多年致力于郵件管理方面的經(jīng)驗累積，相信可以給各類企事業(yè)單位的IT人員在部署郵件管理系統(tǒng)上有所啟示。

標(biāo)簽： 安全 代碼 電子郵件 服務(wù)器 企業(yè) 問題 用戶

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