當(dāng)電子郵件成為現(xiàn)代人生活不可或缺的聯(lián)絡(luò)溝通方式，對于企業(yè)而言，更是常常通過電子郵件傳達信息以及從事對外商業(yè)交流，因此電子郵件機制逐步已經(jīng)成為企業(yè)正式文件的傳遞方式。然而，守內(nèi)安信息科技對于郵件良好的備存處理常常不經(jīng)易地忽略，對于企業(yè)而言，短時間雖然感覺不到，但長期來看會有一定程度的影響，尤其是當(dāng)企業(yè)愿意開始著手進行郵件歸檔的規(guī)劃，未來一定會碰到儲存空間規(guī)劃的問題，但除了儲存空間規(guī)劃之外，分權(quán)管理的問題其實也經(jīng)常發(fā)生，因此希望通過本文，能讓各位讀者對電子郵件歸檔與空間規(guī)劃、分權(quán)管理多一點的認識及概念。

以下守內(nèi)安就電子郵件歸檔機制與儲存空間規(guī)劃的必要性說明：

企業(yè)最常碰到的郵件歸檔原因為何？

就經(jīng)驗來看，企業(yè)會決定開始進行郵件歸檔往往有幾個原因，無非是作未來發(fā)生商業(yè)糾紛時可能的舉證，或是當(dāng)郵件服務(wù)器或是個人端的郵件郵箱出現(xiàn)問題時，尚可將預(yù)先備存的郵件進行還原；獲知國家頒布相應(yīng)法規(guī)，企業(yè)必須遵守。這些是一般企業(yè)最常遇到的情況。就國內(nèi)而言，法規(guī)的強制性尚且不足，因此除非需要在美國上市，或是與歐美企業(yè)有生意往來，才有可能因此而必須遵循法規(guī)。

而政府也發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)管理在公司治理上影響層面越來越大，逐步訂立了各種管理辦法，諸如2010年1月1日即將實施的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，就做了許多的要求事項，進一步銀監(jiān)會更于2009年6月1日發(fā)布且開始實施的《商業(yè)銀行信息科技風(fēng)險管理指引》，提出要建構(gòu)信息科技風(fēng)險管理的"三道防線"（即信息科技管理、信息科技風(fēng)險管理、信息科技風(fēng)險審計），并要求商業(yè)銀行在決策層設(shè)立首席信息官（CIO），有利于商業(yè)銀行加強信息科技治理，提升銀行信息科技風(fēng)險管理水平及要求進一步加強對客戶的信息保護。

 “郵件歸檔”與“郵件備份”有何不同？

許多人常把“郵件歸檔”與“郵件備份”搞混，其實兩者是不太一樣的。企業(yè)其實平日均已針對郵件的部分做備份，一般備份做法往往將所有郵件包含系統(tǒng)備成一大包，再將此備份文件備至磁帶區(qū)備存。如果真的遇到要調(diào)閱歷史郵件的狀況，會出現(xiàn)需要花費許多時間來尋找郵件的情況，如此可能會因為耗費時間而失去了商機或其他不利的情況。

然而，如果平日作的不只是“郵件備份”，而采用的是“郵件歸檔”的方式，則結(jié)果就不太一樣了，原因是“郵件歸檔”的定義可以比喻為圖書館，書籍上架之前會先依書籍性質(zhì)作分類，如此未來在調(diào)閱時就可以輕松找到想要的書。同理可證，如果將郵件性質(zhì)定義后做郵件分類，如此一來無論是要找老板的信，或是部門的信，甚至個人的信，都將因為有事先做分類，在未來調(diào)閱郵件或取信時都會顯得相當(dāng)輕松。

郵件歸檔適合什么樣的儲存設(shè)備？建議在線備存多久呢？

何種儲存設(shè)備較為適合？守內(nèi)安認為還是看企業(yè)本身的需求而定，在郵件歸檔中比較建議在歸檔前先針對該檔案作定義，一般的定義是較重要的郵件數(shù)據(jù)擺在較高檔的儲存設(shè)備，較不重要的可以選擇較低階的儲存設(shè)備或是刻成光盤儲存。

在實際與客戶的互動經(jīng)驗中發(fā)現(xiàn)刻成光盤儲存的比較少見，一般都是采用storage(磁盤驅(qū)動器)與tape(磁帶)作儲存。不過如果要從磁帶機上調(diào)數(shù)據(jù)，首先當(dāng)然必須要知道數(shù)據(jù)放在哪一卷，如果數(shù)據(jù)較久遠的話，通常只是大略猜測放在哪幾卷，再將磁帶中的數(shù)據(jù)倒回至某一個磁盤驅(qū)動器的空間中，再從該空間中找尋想要的數(shù)據(jù)，過程相當(dāng)繁復(fù)。然而由于磁盤驅(qū)動器(storage)技術(shù)提升迅速，價格也因競爭越趨白熱化而逐步下跌，新的郵件調(diào)閱技術(shù)中已經(jīng)可以做到直接將storage上的空間掛載之后，直接調(diào)閱該信并將信還原，此作法比較起來比前一個方式快速且方便許多。

至于郵件要備存多久，則看公司策略而定，以及實際的每日平均郵件量而定，如果每日郵件量平均有10G，每個月就大致需要300G，如果希望在線(on line)保存半年的話，大致上就需要規(guī)劃2TB的容量，以此類推。

分權(quán)管理的必要性：

當(dāng)儲存數(shù)據(jù)的定義以及storage的導(dǎo)入完成后，一般管理員就會開始詢問并說明分權(quán)管理的必要性及重要性，因為每個部門都不希望讓其他部門了解該部門郵件內(nèi)容，除此之外也會出現(xiàn)某些主管希望能得知該部門郵件的狀況，甚至老板也不希望管理員能看到其郵件等各式各樣的狀況，由此可見，分權(quán)管理將會是企業(yè)導(dǎo)入郵件歸檔之后所必定會面對到的難題。

從以上幾點說明，守內(nèi)安詮釋了了解電子郵件歸檔與儲存空間規(guī)劃的重要性，以及分權(quán)管理的必要性，但是只有了解而沒有后續(xù)的執(zhí)行，也等于是功虧一簣。因此無論是企業(yè)甚至是個人，在日常生活中便必須養(yǎng)成定期歸檔的好習(xí)慣，當(dāng)然也要時常觀察儲存設(shè)備的運行狀態(tài)，避免出現(xiàn)當(dāng)機或出現(xiàn)異常的狀況。其實對企業(yè)而言，無論是業(yè)務(wù)所需或是應(yīng)付法規(guī)稽核，只要平常準備得宜，就可以不用擔(dān)心面對突發(fā)狀況。對個人而言，如果遇到個人的郵箱出現(xiàn)狀況，也能將郵件重新還原。希望各位能重新檢視內(nèi)部需求，訂定合適且高效率的電子郵件歸檔策略及規(guī)劃兼具高效率及高穩(wěn)定性的儲存設(shè)備。

標簽： 電子郵件 服務(wù)器 糾紛 美國 企業(yè) 問題 信息技術(shù) 選擇

版權(quán)申明：本站文章部分自網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請聯(lián)系：west999com@outlook.com
特別注意：本站所有轉(zhuǎn)載文章言論不代表本站觀點！
本站所提供的圖片等素材，版權(quán)歸原作者所有，如需使用，請與原作者聯(lián)系。